Die Preisgestaltung im Personenverkehr geschieht im Nahverkehr über Tarife, die von einer Genehmigungsbehörde genehmigt werden muss. Ein genehmigter Tarif ist von dem Verkehrsbetrieb zwingend anzuwenden und alle Fahrgäste müssen gleich behandelt werden. Von dem Tarif darf weder nach oben noch nach unten abgewichen werden. In der Tarifgestaltung sind verschiedene Dinge (Schülerzeitkarten im ÖPNV) vom Gesetzgeber gefordert oder werden gefördert. Andere Dinge (Lenkung der Verkehrsströme) liegen im Interesse des Verkehrsbetriebes. Hier sind mehrere Säulen oder Grundlagen für die Preisgestaltung im Personenverkehr aufgeführt und erläutert.
Ein Tarif muss leicht verständlich und einfach handhabbar sein. Dies gilt sowohl für die Fahrgäste als auch für das Fahr- oder Verkaufspersonal. Ein komplizierter Tarif wird nicht als anziehend empfunden und wirkt öfters abstoßend. Gerade bei Personengruppen die nicht über detailierte Ortskenntnis oder große Erfahrung mit dem ÖPNV verfügen, ist eine komplizierte Handhabung eine große Einstiegshürde für den ÖPNV. Komplexe Tarife sind schwierig zu automatisieren und für Abrechnungssysteme und allen Beteiligten schwierig zu händeln. Komplizierte Tarife sind vielleicht gerecht, jedoch sehr teuer in der Umsetzung und noch teurer durch fehlende Akzeptanz bei den Fahrgästen.
Die leichte Verständlichkeit des Tarifs geht Hand in Hand mit der einfachen Handhabung. Wenn ein Tarifsystem schnell erkannt und verstanden wird, ist es auch einfach zu Handhaben. Als Folge gibt es Akzeptanz und wenig Ärger mit Fahrgästen und weiteren Interessenvertretern.
Der Vertriebsweg in den Verkehrsbetrieben ist nicht mehr alleine der Fahrer, die Fahrkartenausgabe oder das Info-Center. Schon lange haben technische Verkaufssystem wie mobile oder stationäre Fahrausweisautomaten Einzug gehalten. Immer mehr Distributionswege werden von den Verkehrsbetrieben entdeckt. Das Internetticket ist genau so dabei wie das Handyticket. Mittlerweile gibt es kleine Leistungsstarke mobile Handhelds die online Fahrausweisprüfungen durchführen und ggf. auch ausgegeben können.
Der Tarif des Verkehrsbetriebes oder des Verkehrsverbundes muss für eine solche Automatisierung geeignet sein. Obwohl die eingesetzten Verkaufsgeräte immer Leistungsstärker werden, kommt es immer noch darauf an, möglichst wenige Informationen auf den Verkaufsgeräten vorzuhalten. Nur so kann die notwendige Schnelligkeit beim Verkauf erreicht werden. Dafür sind die Fahrausweisgestaltung, die Form der Preisberechnung und die Abrechnungsmodalität innerhalb des Verkehrsbetriebes als auch im Verkehrsverbund oder Verbundübergreifend zu berücksichtigen.
Ein Tarif muss die verschiedenen Zielgruppen gleichermaßen ansprechen. Kinderreiche Familien, Ausländer, Auszubildende oder Studierende, Tagestouristen oder Kurzurlauber sollten in einem Tarif gleichermaßen berücksichtigt werden. Die Kunst ist es dabei, den Tarif nicht alzu kompliziert werden zu lassen. Man gewinnt jedoch keine Fahrgäste, wenn es z. B. keine Tageskarte für den Tagestouristen gibt.
Die unpaarigkeit der Verkehrsströme ist der größte Kostenfaktor im Verkehrsbetrieb. Dies macht hohe Investitionsvorhaltekosten notwendig die jeder Verkehrsbetrieb gerne senken würde. Ein guter Tarif enthält lenkende Maßnahmen um die Fahrgastströme zu verteilen. Dies funktioniert leider nur sekundär, da der Grund des Fahrgastes für die Beförderung nicht der Weg alleine ist. Der primäre Grund für die Fahrt ist ein Schulbesuch, eine Fahrt zur Arbeitsstätte zu Freunden oder ins Kino, etc.
Ein Beispiel für lenkende Maßnahmen ist die 9 Uhr - Karte. Mit diesem Kartentyp und einer entsprechenden ermäßigung versuchen die Verkehrsbetriebe diejenigen Fahrgäste aus der Rush-Hour zu entfernen, die nicht zwingend um diese Uhrzeit fahren müssen.
Genauso denkbar sind stark reduzierte Fahrpreise die dem Verkehrsstrom entgegen wirken. Das Tarifrecht läßt eine solche Preisgestaltung durchaus zu. Es fehlt hier nur ein wenig Mut der Verkehrsbetriebe und manchmal auch an der fehlenden Fähigkeit der Automatisierbarkeit solcher Tarife.
Manche Verkehrsverbünde lassen sich Einnahmeaufteilungsverfahren einfallen die derart kompliziert sind, dass sich die Verbünde und die beteiligten Verkehrsbetriebe darin verlieren. Bei den internen Kämpfen um möglichst hohe Gerechtigkeit bei der Einnahmeaufteilung und den entgegen gesetzen Willen, das größte Stück vom Kuchen zu erhalten, gehen die Beteiligten oft zu weit.
Die ausgegebenen Fahrausweise müssen Aufteilbar sein. Das heißt, es muss für jeden Verkehrsbetrieb eine einfache Verbundabrechnung durchgeführt werden können. Der Aufwand für die Ermittlung der Verbundmeldungen muss gering sein. Wenn nur für die Verbundabrechnung ein Team von Experten pro Verkehrsbetrieb benötigt wird, sollte der angewendete Tarif gründlich überdacht werden.
Der Tarif muss einfach umgesetzt werden können. Wenn nun im Tarif eine Mehrfahrtenkarte aufgenommen werden soll, die es bislang in diesem Tarifsysem nicht gab, kommen hohe Investitionskosten auf die Beteiligten zu. Eine Mehrfahrtenkarte benötigt immer Verkaufspersonal, dass die Mehrfahrtenkarte entwertet. Oft kommen Investitionen für mobile und stationäre Entwerter hinzu die auch noch mit Strom versorgt und gewartet werden müssen.
Gleiches gilt bei der Einführung eines neuen Tickets, das eine außergewöhnliche Papierform hat und hohe Herstellungskosten verursacht. Eine Umstellung in der Tarifberechnung kann schnell hohe Softwarekosten für die Programmierung der eingesetzten mobilen und stationären Automaten bedeuten. Sind unterschiedliche Hersteller gleichermaßen im Einsatz, werden die Kosten nochmals gesteigert.
Die modernen Zahlungsmittel halten auch in den ÖPNV einzug. Neben den Unternehmensindividuellen Chipkarten (Ein Erfolg schlechthin ist die KEVAG - Card in Koblenz) gibt es auch die Geldkarte (die sich als Flop dargestellt hat) oder auch Handytickets.
Ein Tarifsystem kann solche Zahlungsmittel mit Rabattierungen unterstützen. Es ergeben sich aber auch neue Möglichkeiten. Es entfällt das Problem der Münzrückgabe bei Verkäufen, der Verkauf ist immer passend. Bei solchen Tickets dürfen Rundungen unberücksichtigt bleiben. Der Verkehrsbetrieb oder Verbund hat die Möglichkeit Centgenau abzurechnen.